Tout ce que vous devez savoir sur : Le Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE)
Bien qu’il soit un document capital à tout projet de construction et/ou de rénovation, le DOE, ou dossier des ouvrages exécutés, est souvent redouté, voire négligé par les entreprises. En effet, sa création est considérée comme un processus long et fastidieux, mais elle peut en réalité être bénéfique pour une entreprise œuvrant dans le secteur du BTP en assurant la qualité et la longévité de ses réalisations.
Attestant l’achèvement de l’ouvrage, il permet notamment de délivrer une connaissance technique claire vis-à-vis du projet. En énumérant toutes les activités effectuées depuis le début des travaux, ce document peut être un véritable atout et argument de vente, car il peut servir de preuve de son expertise et de son professionnalisme pour n’importe quelle société, qu’elle soit spécialisée dans les travaux publics, le gros œuvre, ou bien le tout corps d’Etat.
En lisant cet article, vous aurez toutes les clés en main pour comprendre au mieux le dossier des ouvrages exécutés !
Comment définir le DOE ?
Le DOSSIER DES OUVRAGES EXÉCUTÉS, plus connu sous l’acronyme DOE, fait partie des multiples règlementations que les entreprises du bâtiment doivent respecter.
Ce document de nature légale répertorie l’ensemble des opérations effectuées du début jusqu’à la fin de la partie travaux d’un chantier. Il comprend également les informations relatives à la sous-traitance. Le DOE contient des informations sur la conception de l’ouvrage, les matériaux utilisés, les modes opératoires de réalisation des travaux, les vérifications effectuées ainsi que les résultats des essais et des contrôles qualité.
Il est communiqué au maître d’ouvrage, c’est-à-dire au client commanditaire du projet de bâtiment, lors de la livraison de ce dernier. Ce document donne lieu à un suivi complet des différentes étapes d’un chantier. On peut faire le rapprochement avec un carnet de santé spécifique à l’ouvrage.
Quelle est son utilité ?
Ce document a pour principal objectif de faciliter les travaux de maintenances pendant la vie de l’ouvrage.
Le DOE est un important pour le client, car il lui permet de s’assurer que l’ouvrage a été construit conformément aux exigences techniques et réglementaires en vigueur. Il constitue de plus une trace écrite de toutes les opérations réalisées durant le chantier, ce qui peut être utile en cas de litige.
Un DOE en bonne et due forme permet également au maître d’ouvrage de transmettre en cas de sinistre lié à la construction des informations précises à l’assurance ou à l’expert. Cela donne lieu à une meilleure compréhension de la nature des dommages et des moyens pour les réparer.
La réalisation d’un DOE est-elle obligatoire ?
Le caractère obligatoire ou non du DOE varie selon le marché dans lequel la construction est réalisée.
Dans le cadre des marchés publics, le dossier d’ouvrages exécutés est rendu obligatoire par l’article 40 du Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG) du Code des Marchés Publics.
Lorsqu’il concerne un marché privé, le DOE devient un élément contractuel dont les conditions sont établies lors de la passation du marché. Sa réalisation doit être en adéquation avec la norme NF P 03-001 qui établit les responsabilités et engagements de chaque partie impliquée dans un contrat privé de travaux de construction.
Les modalités d’élaboration du DOE sont déterminées dans le contrat au moment de la signature, et doivent être respectées lors l’achèvement de l’ouvrage, conformément aux prescriptions du CCAG et de la norme NF P 03-001.
Que contient le DOE ?
Selon l’article 40 du CCGA, le dossier d’ouvrages exécutés doit comporter à minima :
- Les plans d’exécution conformes à l’ouvrage exécuté,
- Les notices de fonctionnement,
- Les notices de maintenance.
Il est possible de l’enrichir avec d’autres documents tels que :
- Les formations à l’utilisation des différents équipements et du matériel,
- Les préconisations sur les produits d’entretien,
- La liste des pièces détachées,
- Les plans de recollement,
Le contenu du DOE est défini pour chaque entreprise dans les Cahiers des Clauses Techniques Particulières (CCTP) rédigés par le maître d’œuvre, en fonction du type de travaux à réaliser.
De quelle manière doit-il être rédigé ?
Bien que les textes de référence pour la rédaction d’un DOE soient limités, chaque dossier est unique et doit être élaboré en se basant sur des informations spécifiques liées à l’ouvrage réalisé. En d’autres termes, le dossier des ouvrages exécutés doit être adapté à chaque cas, conformément aux modalités convenues dans le contrat.
La fidélité du document par rapport à la prestation effectuée est primordiale, car il sera essentiel lors d’éventuelles opérations de maintenance et de rénovation. Bien que le CCAG et la norme NF P 03-001 précisent les éléments obligatoires à intégrer, il convient de souligner que la rédaction du DOE est davantage basée sur l’expérience pratique que sur une méthode stricte et formelle.
Qui est responsable de sa réalisation ?
En plus d’être chargé du bon déroulement des travaux, le maître d’œuvre s’attèle à la rédaction du dossier d’ouvrages exécutés.
Pour le restituer de la manière la plus complète possible, il doit veiller à collecter les informations clés tout au long de l’avancement du chantier.
Afin de l’aider dans sa mission, les différents acteurs intervenant sur l’ouvrage sont chargés de lui fournir les documents dont il pourra avoir besoin. Cela concerne notamment les constructeurs de travaux ainsi que les chefs de chantiers, mais aussi les ingénieurs et bien d’autres métiers.
Lorsque la rédaction du DOE touche à sa fin, le maître d’œuvre le transfert au maître d’ouvrage. Ce dernier peut ainsi procéder à une supervision intégrale du projet et s’assurer que les diverses opérations ont bien été menées.
Quelle forme peut-il prendre ?
Il est nécessaire que chaque partie prenante du chantier, qu’il s’agisse du maître d’œuvre, des intervenants clés ou bien du client final, ait accès à une copie intégrale et exacte du dossier d’ouvrages exécutés.
Le DOE peut être présenté sous forme physique, tel que sur CD-ROM, clé USB ou en format papier. Cependant, il est maintenant possible de concevoir un DOE dématérialisé et en ligne grâce à l’utilisation de logiciels dédiés.
Quels sont les avantages liés à la dématérialisation du DOE ?
Quelques années auparavant, le Building Information Modeling, communément appelé BIM a vu le jour dans le milieu du bâtiment et des travaux publics. L’usage de logiciels permettant aux acteurs du BTP de suivre la gestion et l’entretien de leur patrimoine, et d’assurer la sécurité des interventions à venir, a conduit à l’évolution du DOE vers un format numérique.
Et nul doute qu’à l’ère du numérique, ce document retrouve toute son utilité en permettant des mises à jour régulières et une utilisation plus simple, offrant à l’ensemble des acteurs du BTP un outil efficace dans la maintenance et l’exploitation des ouvrages livrés.
La dématérialisation du dossier d’ouvrages exécutés avec l’utilisation d’un logiciel dédié peut offrir plusieurs avantages, notamment :
- Une meilleure organisation : Une solution numérique permet de stocker toutes les informations du DOE dans un même endroit et de les organiser de manière claire et structurée. Cela facilite l’accès aux informations et évite les pertes de données. Ce système permet également une mise à jour en temps réel des données enregistrées.
- Une plus grande accessibilité : Avec un DOE dématérialisé, les informations peuvent être facilement partagées avec les différents acteurs du projet, qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise. L’accessibilité des informations déclenche ainsi une meilleure collaboration entre les différents intervenants du projet.
- Une réduction des coûts : La dématérialisation permet de réduire les coûts liés à la gestion et au stockage des documents papier. Elle produit en outre un gain de temps considérable en évitant les recherches fastidieuses de documents.
- Une meilleure traçabilité : Avec un logiciel, on peut suivre l‘historique des modifications apportées aux documents, ce qui garantit une meilleure traçabilité des informations.
- Une amélioration de la qualité : La dématérialisation permet une meilleure gestion des informations, ce qui peut contribuer à une amélioration de la qualité des travaux. Les erreurs et les oublis peuvent être évités grâce à une meilleure organisation des données.
Par conséquent, un dossier d’ouvrages exécutés dématérialisé offre une solution pratique et efficace pour la gestion de l’ensemble des informations relatives à un projet de construction.
A propos de LSE :
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